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鹊哥案例
某某公司经营管理系统设计方案和进度说明
(2009-12-30)

致:深圳市某某有限公司
  
  广东卓建律师事务所(以下简称“我所”)是经中华人民共和国司法主管部门批准成立、由中国执业律师组成、可以从事中国法律业务的律师事务所。根据我所与贵司签订的《管理律师顾问合同》,我所现应贵司的要求,就贵司经营管理系统开展设计工作。
  
  在出具贵司设计的经营管理系统方案(以下简称“本方案”)之前,我所特作如下声明:
  
  (1)本方案所依据的中国法律是指本方案出具日在中国境内有效的中国法律、法规和中国政府行政主管机关颁布的行政规章和规定;
  
  (2)为出具本方案,我们审阅了必要且与本方案相关的文件(其中包括贵司企业法人营业执照、公司章程、出资协议、股东会决议等);并与贵司的领导和中高级管理层进行了多次接触交流,完成了前期的尽职调查工作。我们假设:贵司已经提供了作为出具本方案所必需的和真实的原始书面材料;所提供的书面材料及贵司职员向我们披露的所有信息均是完整、真实和有效的,并无隐瞒、虚假和重大遗漏之处;从资料及信息提供时截止本方案出具之日,没有任何文件被修改、撤销、变更或补充。
  
  根据中国法律的要求,按照律师行业公认的业务标准、道德规范和勤勉尽责精神,我们现作出工作说明如下:
  
  一、本方案设计的原则
  
  本方案是本所管理律师在对贵司进行系统调查和充分沟通的基础上所形成的,体现以下原则:
  
  1.在组织系统的设计层面充分考虑并吸收了贵司投资者和管理层的意见;
  
  2.设计首先是以贵司目前所从事的主营业务为基础,同时考虑到未来的发展方向以及向上下游延伸的可能性;
  
  3.贵司是集技术密集和劳动密集于一体并以技术密集为主的企业,设计理念和思路上考虑了这一特征,并更多加重了高科技企业管理的元素和模块;
  
  4.考虑到贵司现在所从事的主营业务产品的特性,在设计理念上偏重于内部管理风险的控制和市场风险的控制;
  
  5.考虑到目前贵司发展的阶段性特点及发展的需求,在设计上为将来的规模和业务发展作了基础性、制度性的安排和铺垫;
  
  6.根据贵司投资者和高层管理的意见,本次设计不包括公司法层面的公司治理结构内容,而仅仅从经营管理系统着手。
  
  二、对经营管理系统的说明
  
  贵司的新产品正处于投放市场的关键时期,公司的人、财、物资源相对有限,需要通过与市场的对接来尽快获得市场支持,并在发展过程中不断加以完善和提高。本着“体系完整,因地制宜”的理念,在设计上首先要保障企业的经营管理职能不能丢失,也不能有断层和盲点。故首先通过设计保证公司经营所需要的各种职能、职责的完整性,同时根据公司的实际情况进行设计、规划和组合,从而达到了既能保证功能不丢失,同时也能保证公司发展初期的高效率。
  
  公司的经营管理组织框架的初步设计如下图所示:
  

  
 
     具体说明:
  
  1.总经理全面负责公司日常的经营管理活动,并由总经理助理协助其做好公司日常经营管理工作;
  
  2.研发部负责公司的新产品和新技术的研发,配合生产部完成生产,并对售后服务提供支持;
  
  3.采购部负责采购、仓储,对研发部、生产部的物料供应,对采购及销售部门的物流支持,以及对生产部成本的核算和监督;
  
  4.生产部全面负责设备的生产和安装,并对售后服务提供技术支持;
  
  5.销售部负责产品的销售和售后服务,并对销售全过程及客户服务进行跟踪;
  
  6.综合部全面负责公司的行政、人事、后勤、财务等工作,全力配合总经理和各部门做好各项管理、保障和支持工作。
  
  三、部门职能的侧重点详细说明
  
  1.在侧重点上,考虑到研发、生产、财务目前的现状,尚不能进行系统的成本核算,故将此职能交由采购部来完成,也便于掌握和监督;
  
  2.鉴于公司处于发展初期,一切以营销为中心,所以赋予销售部对营销全过程的跟踪监督权,同时也赋予其全程跟踪客户服务的职能,以确保整个系统都能快速、高效地配合市场和销售做出反应并提供相应的支持和保障;
  
  3.由于产品的特殊性,技术含量比较高,对客户的投诉和售后服务统一由销售部负责,生产部和研发部提供技术支持和保障,综合部和采购部提供后勤保障;
  
  4.因为公司处于发展的初期,所有的职能既不能缺也不能多,所以本着一岗多能、一岗多职的原则,将行政、人事、后勤等工作交由综合部,财务会计也由综合部管理,对公司各种费用和开支承担审查和监督职能,并对公司各部门的工作承担管理和监督职能;
  
  5.总经理可以根据需要处理重点工作,其它工作可以灵活地交由助理负责,给予总经理更多的经营管理的灵活性和最终控制权。
  
  四、经营管理中的风险点布控
  
  在设计部门及岗位的职能职责及操作流程中,主要布控的风险点在如下:
  
  1.财务风险,即公司经营过程中一切开支和来往的预算控制、成本控制等,由综合部全面承担监督的职能;
  
  2.生产风险,对生产成本的控制,由采购部门来承担,通过对配件、半成品及成品的价格清单及单位产品的成本核算来进行控制;
  
  3.营销风险,通过销售部内部实行特殊的利益考核机制和奖励机制来体现,并通过规范整个营销流程来管理和控制风险,在此基础上由综合部全面进行监督;
  
  4.采购风险,采购风险由生产部和销售部进行职能和效率监督,由综合部进行全面的财务监督;
  
  5.人力资源风险,考虑到公司的状况和特点,一方面将人力资源的配置权下放一部分到各部门,同时强化综合部的统一管理。通过制度和流程以及劳动合同、培训协议、保密协议、禁止竞业协议等管理和控制人力资源风险;
  
  6.管理风险,以生产为中心的内控系统全面由采购部来承担,针对以客户和营销为中心的外控系统全面由营销部承担,其它的职能均由综合部承担。此设计着重于风险的管理和控制,使公司的经营管理系统在设计上不会产生断层。
  
  五、本方案设计的工作流程:
  
  1.签订委托合同,初步接触了解;
  
  2.尽职调查;
  
  3.方案的设计和起草;
  
  4.由委托方对方案提出修改意见和建议;
  
  5.修改和完善阶段;
  
  6.交付方案,方案的落地和本地化,并对局部和细节进行调整和完善;
  
  7.后期跟踪服务;
  
  8.合同履行完毕。
  
  目前的工作进度处于第三个阶段,我所正着手对贵司的整个经营管理系统、部门及岗位职能职责、各类制度及流程进行有针对性的设计,并在此基础着手起草各种管理文件。随函附上贵司三个部门的职能职责第1稿,其他文件待进一步审定后交付贵司。
  
  之后的工作将分阶段和分步骤进行,在交流的基础上,首先完成采购和销售管理系统的本地化,然后在此基础上完成生产和综合管理系统的本地化。计划在一个月内完成全部系统和方案的本地化,并对各部门负责人和员工进行相应的培训。
  
  以上为我所企业法律顾问部对贵司经营管理系统的设计方案和进度的工作说明。

 





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